Wprowadzenie
Hurtownia z Kalisza, która oprócz sprzedaży stacjonarnej prowadzi sklep internetowy, staje przed wyzwaniem zmiany platformy e-commerce. Obecny system przestał wystarczać, dlatego firma decyduje się na migrację. Aby sprzedaż nie ucierpiała, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie integracji z programem ERP jeszcze przed przełączeniem.
Integracja z ERP – co trzeba sprawdzić przed zmianą platformy?
Przede wszystkim należy upewnić się, że wybrany integrator obsługuje nową platformę. Warto też powiązać produkty w nowym sklepie z kartoteką w programie ERP i przetestować połączenie na wersji testowej, zanim nowa platforma zacznie działać pod docelowym adresem. Program ERP pozostaje źródłem stanów magazynowych i cen, a zmienia się jedynie druga strona połączenia.
Jak zauważają eksperci, problemy pojawiają się najczęściej w dniach przejściowych, gdy zamówienia spływają z dwóch miejsc, a stany magazynowe trafiają do jednego z nich. Ten okres można skrócić i zaplanować.
Jak działa integrator?
Integrator łączy program ERP z platformą e-commerce. Z programu do sklepu trafiają stany magazynowe, ceny i informacje o produktach, a w drugą stronę przesyłane są zamówienia, na podstawie których można utworzyć dokumenty sprzedaży. Po zmianie platformy strona programu ERP pozostaje bez zmian: te same towary, kontrahenci i magazyn. Zmieniają się adres, dane dostępowe do panelu oraz sposób, w jaki nowa platforma zapisuje produkty, warianty, dostawy i płatności. Dlatego integrację trzeba dostosować do nowej platformy i skonfigurować połączenie z nią.
Wybór platformy a integracja
Najwięcej pracy oszczędza sprawdzenie integracji już na etapie wyboru platformy, a nie po podpisaniu umowy z jej dostawcą. Gotowe połączenia z programami ERP mają popularne platformy, takie jak WooCommerce, PrestaShop, Shoper, Magento czy Sky-Shop, ale lista zależy od producenta integratora i od programu, z którego korzysta firma. Warto też zapytać, jak producent traktuje zmianę platformy w trwającej licencji. Gdy bezpośredniego połączenia nie ma, część firm łączy platformę z ERP przez system OMS, taki jak Base (Baselinker), Apilo czy Sellasist.
Integratory.pl – przykład rozwiązania
Integratory.pl to platforma z integratorami systemów e-commerce z programami ERP, prowadzona przez poznańską firmę RTNET. Jej programy SubSync (dla Subiekta GT, Subiekta Nexo Pro i Navireo), OpSync (dla Comarch ERP Optima) i WfSync (dla WAPRO Mag) łączą program z e-sklepami, marketplace’ami i systemami OMS, a dane wymieniają w tle co kilka minut. Przy zmianie platformy licencję abonamentową można przenieść na nową platformę po uzgodnieniu z działem sprzedaży. Integrator instaluje się w firmie, przy programie ERP, a każdy ma bezpłatną wersję testową na 15 dni.
Kartoteka towarów – klucz do sukcesu
Integracja musi wiedzieć, który produkt w e-sklepie odpowiada któremu towarowi w programie, a zwykle łączy je wspólny kod. Przy przenosinach produkty trafiają na nową platformę z eksportu i łatwo wtedy zgubić kody, zmienić ich format albo rozpisać warianty inaczej niż w kartotece. Skutek widać dopiero po uruchomieniu: część produktów nie dostaje stanów, a zamówienia na nie wpadają do programu bez powiązania z towarem. Dlatego po imporcie warto porównać listę produktów z kartoteką i poprawić rozbieżności przed startem.
Kiedy najlepiej przenieść e-sklep?
Termin przenosin dobrze jest wybrać poza okresem największej sprzedaży i zostawić sobie zapas czasu na poprawki. Hurtownia, która przed świętami obsługuje więcej zamówień niż zwykle, rozsądniej przeniesie e-sklep kilka tygodni wcześniej albo po sezonie. Przed startem warto też sprawdzić stany towarów, które mają się pojawić w nowym e-sklepie, bo nowa platforma dostanie z programu dokładnie te liczby, które są w nim zapisane.
Kolejność prac w dniu przełączenia
Przełączenie najlepiej zaplanować na dzień z mniejszym ruchem i rozpisać po kolei, kto za co odpowiada. Przykładowa kolejność wygląda tak:
- nowy e-sklep działa pod adresem testowym i jest już połączony z programem ERP,
- stany i ceny kilku produktów zgadzają się w programie i w nowym panelu,
- testowe zamówienie trafia do programu jako dokument z właściwą formą płatności i dostawy,
- adres e-sklepu zostaje przepięty na nową platformę,
- zamówienia złożone jeszcze na starej platformie trafiają do programu, a dopiero potem jej połączenie zostaje wyłączone.
Co sprawdzać w pierwszych dniach po zmianie?
Przez pierwsze dni dobrze jest codziennie porównywać zamówienia w panelu nowego e-sklepu z dokumentami w programie ERP i pilnować, czy żadne nie utknęło po drodze. Warto też obserwować stany towarów, które schodzą jednocześnie w hurtowni i przez internet. Stary panel lepiej zostawić dostępny przez jakiś czas, bo przyda się przy zwrotach i reklamacjach zamówień złożonych przed przenosinami.
Źródło: Życie Kalisza
Źródło: zyciekalisza.pl
Fot. Pexels / Tiger Lily
